PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES PAC

FUENTE:INCOP

1. Plan Anual de Contratación

Introducción

El Plan Anual de Contratación (PAC), es la planificación anual que debe realizar toda Entidad Contratante, para realizar la adquisición de bienes, servicios, obras y consultorías necesarias para desarrollar y cumplir con sus actividades de manera eficiente.

Por esta razón es de suma importancia que las Entidades elaboren cuidadosa y minuciosamente esta planificación con el fin de cumplir sus metas institucionales.

1.1 Objetivos

El objetivo del Plan Anual de Contratación (PAC), es permitir el cumplimiento del Plan Nacional de Desarrollo, a través del cumplimiento de los objetivos y necesidades institucionales. Por esta razón las metas y objetivos de cada Institución deben estar alineados al Plan Nacional de Desarrollo y al Presupuesto establecido por el Estado Art. 22 de la LOSNCP.

1.2 Consideraciones del PAC

Previa a la contratación de bienes, servicios, obras o consultorías las Entidades deben ubicar, cada uno de los requerimientos en el PAC; caso contrario no podrán realizar la adquisición de dichos productos.

1.2.1 Estudios

De acuerdo al Art. 23 de la LOSNCP: “Antes de iniciar un procedimiento precontractual, de acuerdo a la naturaleza de la contratación, la Entidad deberá contar con los estudios y diseños completos, definitivos y actualizados, planos y cálculos, especificaciones técnicas, debidamente aprobados por las instancias correspondientes, vinculados al Plan Anual de Contratación de la Entidad....”; es decir que además de la obligación de ubicar los requerimientos en el PAC, la Entidad está en la obligación de realizar estudios técnico-económicos que permitan realizar la contratación de un producto de calidad y costo adecuado.

1.2.2 Disponibilidad Presupuestaria

Por otro lado el Art. 27 del Reglamento a la LOSNCP menciona que: “De conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 de la LOSNCP, para iniciar un proceso de contratación se requiere certificar la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contrataciones que constan en el PAC....”; lo que quiere decir que además de ubicar los requerimientos en el PAC y realizar un estudio para cada adquisición, es responsabilidad directa de la Entidad, certificar la disponibilidad de fondos que permitan cubrir el costo de los productos publicados en el PAC.

1.3 Contenido del PAC

El contenido del Plan Anual de Contrataciones, está regulado bajo el Reglamento General de la LOSNCP según lo estipulado en el Art. 22 LOSNCP.

De acuerdo al Art. 26 del RGLOSNCP el PAC contendrá por lo menos, la siguiente información:

Los procesos de contratación que se realizarán en el año fiscal; Una descripción del objeto de las contrataciones contenidas en el Plan, suficiente para que los Proveedores puedan identificar las obras, bienes, servicios o consultoría a contratarse; El presupuesto estimativo de los bienes, servicios u obras a adquirir o contratar; y, El cronograma de implementación del Plan.

1.4 Formatos del PAC

El Plan Anual de Contratación deberá ser llenado por las Entidades en el formato establecido por el Instituto Nacional de Contratación Pública INCOP, el cual será publicado de manera oportuna en el Portal COMPRASPUBLICAS, de acuerdo a lo expresado en el Art. 25 del Reglamento a la LOSNCP. Cabe recalcar que el Sistema no permitirá a las Entidades publicar el PAC en un formato distinto o en un formato modificado del publicado por el INCOP en el Portal COMPRASPUBLICAS.

 PREGUNTAS Y RESPUESTAS

¿Hasta qué fecha debe la Entidad Contratante subir el PAC en al Sistema? La Entidad debe subir el PAC al Sistema, hasta el 15 de Enero de cada año.

¿Las Entidades deben tener certificación presupuestaria para ingresar el PAC? Sí, Las Entidades Contratantes previamente a la convocatoria, deberán certificar la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación.

¿Qué procesos de contratación se debe contemplar en el Plan Anual de Contratación (PAC)? Los procesos de contratación que las Entidades Contratantes deben contemplar en su PAC, es lo relacionado a todas las adquisiciones que tengan programado realizar, durante el año fiscal, en cuanto a bienes, prestación de servicios, ejecución de obras y consultoría.

¿Se debe ingresar al PAC los servicios básicos como: luz, agua y teléfono? No, porque los servicios básicos se consideran gastos y para su suministro no se deben realizar procedimientos de contratación. Sólo en el caso de que el agua se compre a tanqueros o el servicio de telefonía lo adquieran mediante una empresa privada, se debe registrar los servicios en el PAC.

¿Se debe ingresar al PAC las adquisiciones por ítems o en conjunto? Se debe registrar en el PAC las adquisiciones por ítems ya que el formato PAC tiene algunos campos determinados como valor unitario y cantidad. Por ejemplo, una resma de papel no tendrá el mismo valor unitario que sobres manila, o la renovación de la construcción de un puente no tendrá el mismo costo que la renovación de una oficina.

¿Cuántas modificaciones se puede hacer al PAC? No existe un número mínimo ni máximo para las modificaciones en el PAC, pero si es necesario subir al Sistema una Resolución Administrativa firmada por la Máxima Autoridad o su delegado para cualquier modificación al PAC.

¿Para hacer modificaciones al PAC, se debe subir nuevamente el formato del PAC? No, la modificación se hará a la información del PAC inicial que fue importada del archivo al Sistema. En el Sistema deberá ingresar al PAC y luego seleccionar la opción Editar para que proceda a hacer las modificaciones directamente en la herramienta del Sistema.

¿Como Entidad Contratante puedo hacer adquisiciones de bienes, obras, servicios o licitaciones sin haber subido el PAC al Sistema? No, se requiere primero ingresar la adquisición en el Plan y posterior a ellos realizar la adquisición a través del Sistema

¿En qué opción del sistema se puede descargar el formato PAC? Debe ingresar al menú Entidad Contratante submenú Plan de Contratación opción Ingresar o actualizar PAC, en el PASO 1 "Creación del PAC" encontrará los formatos del PAC.

¿Qué tipo de formatos PAC se puede descargar del Sistema? Se puede descargar del Sistema el formato PAC con eSIGEF y sin eSIGEF.

¿Una vez se haya llenado el formato del PAC en qué opción se debe cargar el PAC? Debe ingresar al menú Entidad Contratante submenú Plan de Contratación opción Ingresar o actualizar PAC y proceder a completar los 3 pasos de Registro al PAC. En el paso 2 podrá cargar el archivo del PAC al Sistema.

¿Puedo agregar cambios como: agregar columnas, filas, agregar fórmulas y otros cambios al formato del PAC descargado del Sistema? No se debe realizar modificaciones al formato del PAC ya que el error no se reflejará en el formato PAC sino al subir dicho formato al Sistema.

¿El Instructivo PAC sirve para llenar el formato PAC? Sí, se recomienda leer las instrucciones del instructivo antes de proceder a llenar el formato de PAC con la información solicitada.

¿Se puede ingresar en la columna UNIDAD DE MEDIDA del formato PAC una unidad de medida que no indica el instructivo? No, se debe ingresar sólo las unidades que se encuentran disponibles en el formato, que son las que se encuentran en el Sistema. El problema no se presentará en el archivo sino al momento de subir el archivo al Sistema.

¿Dónde se busca el código CPC de nivel 8 de un determinado producto, para ubicarla en la columna correspondiente del formato del PAC? El código CPC de nivel 8 debe tener 8 dígitos, y se lo debe ubicar en el Clasificador de Productos del Portal COMPRASPUBLICAS www.compraspublicas.gob.ec. Por ejemplo 38121.00.1

¿Si se tiene una misma partida presupuestaria para adquirir varios bienes cómo se los ingresa en el formato del PAC? Se debe ingresar en varias filas el mismo número de la partida, se diferenciará la adquisición por la Categoría del producto y la Descripción que ingrese en el formato.

¿Qué es el CPC y para qué sirve? El CPC es el Clasificador Central de Productos y sirve para seleccionar la categoría de producto que va a adquirir la Entidad Contratante, y en el caso de un Proveedor es la categoría a la que se registra de acuerdo a su actividad económica registrada en el RUC.

¿Qué es un LOG de Errores? El LOG de Errores es un detalle de los errores ingresados en el formato del PAC, que se muestra al momento de subir el archivo al Sistema. Es necesario revisar este detalle de errores y realizar los cambios respectivos en el formato del PAC. Luego de realizar los cambios debe intentar nuevamente subir el formato PAC.

¿Si no ingreso hasta el 15 de Enero el PAC en el Sistema, puedo subirlo después sin sanción alguna? Es obligación del INCOP informar a la Entidad de Control el nombre de las Entidades Contratantes que no han subido al Sistema el Plan Anual de Contratación (PAC) hasta la fecha indicada. La opción en el Sistema para subir el PAC estará abierta hasta que la Entidad registre su PAC, sin que esto signifique que no habrá sanción de la Entidad de Control al no cumplir con la disposición indicada.

   ARTÍCULOS RELACIONAS CON EL PAC

Artículo 22 (LOSNCP): P.A.C. Plan Anual de Contratación Las Entidades Contratantes, para cumplir con los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo, sus objetivos y necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto correspondiente, de conformidad a la planificación plurianual de la Institución, asociados al Plan Nacional de Desarrollo y a los presupuestos del Estado. El Plan será publicado obligatoriamente en la página Web de la Entidad Contratante dentro de los quince (15) días del mes de enero de cada año e interoperará con el portal COMPRASPÚBLICAS. De existir reformas al Plan Anual de Contratación, éstas serán publicadas siguiendo los mismos mecanismos previstos en este inciso. El contenido del Plan de contratación y los sustentos del mismo se regularán en el Reglamento de la presente Ley.

Artículo 23 (LOSNCP): Estudios Antes de iniciar un procedimiento precontractual, de acuerdo a la naturaleza de la contratación, la entidad deberá contar con los estudios y diseños completos, definitivos y actualizados, planos y cálculos, especificaciones técnicas, debidamente aprobados por las instancias correspondientes, vinculados al Plan Anual de Contratación de la entidad. Los estudios y diseños incluirán obligatoriamente como condición previa a su aprobación e inicio del proceso contractual, el análisis de desagregación tecnológica o de Compra de Inclusión, según corresponda, los que determinarán la proporción mínima 15 de participación nacional o local de acuerdo a la metodología y parámetros determinados por el Instituto Nacional de Contratación Pública. La máxima autoridad de la Entidad Contratante y los funcionarios que hubieren participado en la elaboración de los estudios, en la época en que éstos se contrataron y aprobaron, tendrán responsabilidad solidaria junto con los consultores o contratistas, si fuere del caso, por la validez de sus resultados y por los eventuales perjuicios que pudieran ocasionarse en su posterior aplicación.

Artículo 25 (RGLOSNCP): Del Plan Anual de Contratación Hasta el 15 de enero de cada año, la máxima autoridad de cada Entidad Contratante o su delegado, aprobará y publicará el Plan Anual de Contratación (PAC), el mismo que contendrá las obras, bienes o servicios incluidos los de consultoría que se contratarán durante ese año, en función de sus respectivas metas institucionales y de conformidad a lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley. El Plan Anual de Contratación podrá ser reformado por la máxima autoridad o su delegado, mediante resolución debidamente motivada, la misma que junto con el plan reformado serán publicados en el portal www.compraspublicas.gob.ec. Salvo las contrataciones de ínfima cuantía o aquellas que respondan a situaciones de emergencia, todas las demás deberán estar incluidas en el PAC inicial o reformulado. Los procesos de contrataciones deberán ejecutarse de conformidad y en la oportunidad determinada en el Plan Anual de Contratación elaborado por cada entidad contratante, previa consulta de la disponibilidad presupuestaria, a menos que circunstancias no previstas al momento de la elaboración del PAC hagan necesario su modificación. Los formatos del PAC serán elaborados por el INCOP y publicados en el Portal www.compraspublicas.gob.ec.

Artículo 26 (RGLOSNCP): Contenido del PAC.- El Plan Anual de Contratación estará vinculado con los objetivos  el Plan Nacional de Desarrollo o de los planes regionales, provinciales, locales o institucionales y contendrá, por lo menos, la siguiente información: 1. Los procesos de contratación que se realizarán en el año fiscal; 2. Una descripción del objeto de las contrataciones contenidas en el Plan, suficiente para que los proveedores puedan identificar las obras, bienes, servicios o consultoría a contratarse; 3. El presupuesto estimativo de los bienes, servicios u obras a adquirir o contratar; y, 4. El cronograma de implementación del Plan. Sin perjuicio de lo anterior, en el caso de entidades contratantes que realicen actividades empresariales o de carácter estratégico, en coordinación con el INCOP, establecerán el contenido del PAC que será publicado en el Portal, con la finalidad de que dicha información no afecte el sigilo comercial y de estrategia necesario para el cumplimiento de los fines y objetivos de dichas entidades.

Artículo 27 (RGLOSNCP): Certificación de disponibilidad de fondos De conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley, para iniciar un proceso de contratación se requiere certificar la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación. Para cubrir la totalidad del proyecto o para complementar una parte del mismo, se admite la posibilidad de que se presenten propuestas de financiamiento otorgado por los propios oferentes, o por inversionistas, organizaciones estatales, u organismos e instituciones financieras o crediticias; situación que deberá constar de forma expresa en los pliegos. En dicho caso, el financiamiento ofrecido será uno de los aspectos a evaluar y calificar dentro de la determinación del mejor costo previsto en la Ley, de acuerdo a los parámetros que se señalen en los pliegos. En cualquiera de los casos previstos, se deberá emitir la certificación sobre la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de los recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de las contrataciones que constan en el Plan Anual de Contrataciones, cuya responsabilidad le corresponde al Director Financiero de la entidad contratante o a quien haga sus veces. La certificación incluirá la información relacionada con las partidas presupuestarias o los fondos a los que se aplicaran el gasto; y, se conferirá por medios electrónicos de manera preferente, y de no ser esto posible, se emitirá por medios físicos.